„Jedes Jahr erregt ein Brief vom Vermieter die Gemüter. Denn zu über neunzig Prozent unterschreiben Mieter einen Mietvertrag mit einer Betriebskostenabrechnung, welche auch als Nebenkostenabrechnung bezeichnet wird, und verpflichten sich zu einer monatlichen Vorauszahlung. Leider werden von vielen Profis in der Immobilienbranche die Begriffe Neben- und Betriebskosten nicht eindeutig verwendet und verursachen dadurch immer wieder Verwirrungen.

Den Begriff „Betriebskosten“ verwende ich nur in der privaten Wohnraumvermietung. Denn der Begriff ist im Bundesgesetzblatt mit der „Verordnung über die Aufstellung von Betriebskosten (Betriebskostenverordnung – BetrKV)“ festgeschrieben. Den Begriff „Nebenkosten“ verwende ich ausschließlich in der gewerblichen Vermietung. Hier schließen zwei Kaufleute (Vermieter und ein unternehmerhandelnder Mieter) einen Mietvertrag ab, welcher frei verhandelbar ist. Es gibt keine Nebenkostenverordnung.

Der §1 Absatz 1 regelt eindeutig mit dem Wort „laufend“ die Kosten, die der Mieter zu tragen hat. Hier ist „laufend“ mit „wiederkehrend“ gleichzusetzen. Als Faustregel: Alle zeitlichen wiederkehrenden Leistungen in bestimmten Abständen. Die Abstände können je nach Leistungsart unterschiedlich sein. Zum Beispiel die Beseitigung von Restabfall kann wöchentlich, die Beseitigung von Papier monatlich und die Reinigung der Dachrinne alle zwei Jahre geschehen.

Ein Vermieter kann auch Eigenleistungen für seine Mieter und sein Objekt erbringen. Dazu gibt es zwei Grundsätze. Erstens: die Leistungen müssen ohne Umsatzsteuerberechnung erfolgen und zweitens dürfen diese ohne Begründung nicht höher sein, als eine Fremdfirma diese in Rechnung stellen würde. Um sicher zu sein, welchen Marktpreis meine Leistung als Vermieter Wert ist, empfehle ich vorsichtshalber, Kostenvoranschläge von Dienstleistern einzuholen.

Nicht angesetzt – beziehungsweise nicht umlagefähig sind Kosten für Reparaturen, die zur Erhaltung des Objektes dienen und meine verwaltertätigen Aufgaben. Diese Kosten muss der Vermieter in seine Miete einkalkulieren und selbst tragen.

Wie hoch dürfen Betriebskosten veranschlagt werden?

Der Vermieter ist verpflichtet, die Höhe der monatlichen Vorauszahlung so festzulegen, dass es am Jahresende nach Möglichkeit nicht zu einer Nachzahlung oder Erstattung kommt. Im Idealfall decken die monatlichen Betriebskostenvorauszahlungen die gesamten Kosten am Jahresende ab, bzw. es kommt zu einer geringen Nachzahlung oder Erstattung. Die Berechnung der Höhe der Kosten kann einfach von der Abrechnung aus dem Vorjahr abgeleitet werden. Durch die jährliche Inflation und neue gesetzliche Vorschriften sind Kostensteigerungen immer abzusehen. Als Verwalter ist es meine Aufgabe, Mieter und Vermieter auf die gesetzlichen Bestimmungen hinzuweisen und bei den jährlichen Betriebskostenabrechnungen die neuen Vorauszahlungen neu festzulegen. Damit soll in erster Linie der Mieter vor einer finanziellen Schieflage durch zu hohe Nachforderungen geschützt werden.

Wenn Sie hohe Rückzahlungen (zum Beispiel über 200,00 €) von ihrem Vermieter erhalten, können Sie ihn ansprechen und eine Kürzung der Vorauszahlungen erbitten. Andererseits ist es schön, vom Vermieter ein zusätzliches „Taschengeld“ erstattet zu bekommen. Mieter vergessen oder wissen oft nicht, dass Betriebskosten nicht dem Vermieter zu Gute kommen, sie müssen zum größten Teil dieses Geldes an kommunale Instanzen weiter leiten.

In der nächsten Folge erhalten Sie eine Aufstellung aller „Betriebskosten.“